Dış ticaret departmanı bağlı bulunduğu firma içerisinde adeta özerk bir imparatorluk gibidir. Bu imparatorluğun organizasyon yapısına kısaca bir göz atmak yerinde olur diye düşünüyorum.
Dış ticaret departmanının yapılanması bir sorunun da bir çözümün de parçası olabiliyor. Bu bakımdan firma yetkililerinin üzerinde durması gereken bir konudur. Bu konu kariyerine yeni adım atan taze dış ticaret uzmanları için de önemlidir. Çünkü ne iş yapacaklarının, uzmanlıklarını nasıl kullanacaklarının sınırları kısmen veya tamamen bu yapılanma tarafından çizilir. Piyasadaki mevcut organizasyon yapılanmaları hakkında ne kadar fazla bilgi sahibi olurlarsa daha doğru bir kariyer planlaması yapabilir ve çalışmayı seçecekleri firmaları daha sağlıklı değerlendirebilirler.Dış ticaret/ihracat/ithalat birimlerinin organizasyon yapılanması firmaların büyüklüklerine, iş kültürlerine, hedeflerine, kendi özel yapılarına ve daha başka birçok nedene bağlı olarak değişiklik gösterebiliyor. Şimdi bu konu üzerinde biraz gezinelim.
İhracat Departmanı
İhracat biriminin iş akışındaki en belirgin ayrım pazarlama ve satış operasyonu ayrımıdır. Çoğu küçük ve orta ölçekli firmada ihracat departmanı tek bir kişiden oluşur. Haliyle pazarlama ve satış operasyonu görevlerinin tek kişi üzerinde toplanması sık görülebilecek bir durumdur. Bununla birlikte, bir firmanın tüm ihracat departmanı sorumluluğu tek bir kişi tarafından üstlenilmiş dahi olsa pazarlama ve operasyonu iki farklı nitelikteki iş kolu olarak kafamızda ayırmamız en uygunudur. Hedefler ve işler büyüdükçe pazarlamanın hızlanıp güçlenmesi için operasyon vagonunu ayırmak gerekecektir.
Pazarlama ve operasyon ayrımının yapıldığı birimlerdeki uygulamalar da firmadan firmaya farklılık gösterebilir. Bir firmada pazarlamacılar her ne kadar operasyonel yükümlülüklerden azade görünse de operasyonel işleyişe ilgisiz kalamayabilirler. Örneğin, sevkiyatla ilgili müşteri bilgilendirmelerini onlar yapabilirler veya belge düzenlenmesinde de bir çeşit onay veya kontrol merci olarak rol alabilirler. Bazı firmalarda ise, pazarlamacılar iş tanımları gereği tamamen pazarlamaya odaklanmışlardır. Operasyon sorumluları operasyon ile ilgili tüm konularda müşteri ile veya müşterinin organizasyonundaki ilgili kişilerle doğrudan iletişim kurarlar. Özellikle KOBİ'lerde birinci duruma daha fazla rastlanır.İşler ve hedefler büyüdükçe, kıta veya ülke pazarlarına özel olarak odaklanmak gerekecektir. Bu pazarlar için ihracat bölge yöneticileri ekibe dahil olur. Bölge yöneticileri ve operasyon sorumlularının başına bir de ihracat müdürü koyduk mu, klasik bir ihracat departmanı formu ortaya çıkmış olur.
İthalat Departmanı
İthalat yapmak operasyonel yönü ağır basan bir iştir. O yüzden bir ithalat departmanından ve bir ithalat sorumlusundan bahsettiğimizde, gözümüzün önüne gelecek daha çok operasyonel görevler olmalıdır. Bununla birlikte bazı ithalat sorumlularının veya yöneticilerinin, sipariş geçmenin ötesinde, satın alma, başka bir deyişle tedarik etme, görevleri de olabilir. Satın alma görevini ihracat departmanındaki pazarlamanın tam tersi gibi düşünebiliriz. Yalnız, ithalat departmanı içerisinde satın almacıların görüldüğü çok sık da rastlanan bir durum değildir. Firmalarda genellikle satın alma başlı başına ayrı bir departmandır.
İhracatta rastlanan gümrüklerdeki göreli kolaylık ve tekdüzelik, ithalatta yerini daha çetin süreçlere bırakır. Bu yüzden bazı firmalar ithalat departmanlarında mevzuatçı da istihdam ederler veya bu çeşit bir hizmeti dışarıdan alırlar.Bitirirken
İhracat ve ithalat departmanlarının yapılanmalarına kısaca bir bakış atmış olduk. Aşağıdaki yorum kısmını kullanarak siz de görüşlerinizi paylaşabilirsiniz.
