Blog

İhracat, ithalat, lojistik, gümrük, pazarlama gibi çeşitli dış ticaret konularında öğretici ve bilgilendirici yazıların yayınladığı çok yazarlı bir blog platformudur. Bloga abone olmayı unutmayın.

İhracat Pazarlamada Telefon Görüşmeleri - Soğuk Çağrılar

the-wolf-of-wall-street-cold-calling
Soğuk çağrıya geçmeden önce ihracat pazarlama işine yeni başlayan arkadaşlara konuya ön hazırlık niteliğinde 2 tavsiye vermek istiyorum. Sizin için yeni olan bir sektörde çalışmaya başladınız diyelim. Sektöre ait terimleri, ürün isimlerini ve özelliklerini tanımıyorsunuz; bırakın İngilizcelerini Türkçelerini dahi bilmiyorsunuz. Bazı ürün isim ve özellikleri "ustaların dili" ile olduğu için onları doğrudan İngilizceye çevirmek bir fayda sağlamayacaktır; o kavramın İngilizce konuşulan dünyadaki karşılığını bulmak gerekecektir.

Böyle durumlarda benim ilk yaptığım iş kendime 2 veya 3 dilli bir mini-sözlük hazırlamak olur. 20-30 kelimeden 100 kelimeye kadar ilk etapta işimi görecek referans bir sözlüktür bu. Ama şunu da söyleyeyim: Evet, o sözlük çok faydalı olacak, yalnız esasen size dil bilgisini kazandıracak olan şey o sözlüğü kendinizin hazırlamış olmasıdır. Yoksa, sektörünüz inşaat ise örneğin, gidip bir İngilizce İnşaat Terimleri Sözlüğü satın almak probleminizi çözerdi. O sözlüğü hazırlarken birçok kavramı sindirmiş olacak ve sektörün diline kısa zamanda alışacaksınız.

Özetlersem, ilk yapacağınız iş kendinize bildiğiniz dilleri esas alarak birkaç dilli bir mini-sözlük hazırlamaktır. Bu sözlüğü oluştururken sektörünüzün lider global oyuncularına ait katalog ve web sitelerini incelemek çok yardımcı olacaktır. Kavramların yanına resimler ekleyerek, bu sözlüğü resimli hale de getirebilirsiniz. Bu tavsiye sadece ihracat pazarlama alanındakiler için değil, bir şirketin diğer departmanlarında çalışan kişiler için de geçerli olabilir. İleride sözlüğünüz belli bir kıvama geldiğinde bunu şirketinizin diğer departmanlarıyla da paylaşıp onların da katkılarına ve faydalanmalarına açabilirsiniz. Böylece şirket içerisinde ortak bir dil kurmak adına güzel bir katkı yapmış olacaksınız. Benim zamanında kendim için çelik ürünleri hakkında hazırladığım mini-sözlükten bir parçayı örnek olması açısından buraya ekliyorum.

Soğuk çağrıya geçmeden önceki ikinci tavsiyem ise pazarlamada kullanacağınız bazı kalıp ifadeleri bir deftere veya Word dosyasına yazarak çalışmanızdır. En nihayetinde, "Our products are of top quality" dışında ifadelere ihtiyacınız olacak. Bu ifadeler ürününüzle ilgili spesifik ve müşterilerinizin ilgisini çekecek özellikler hakkında olabilir. Sık kıllanacağınız ürününüzü ve şirketinizi tanıtan ifadeleri yazın. En iyisi de, müşterilerinizin muhtemel sorularını gözeterek bu ifadeleri bir senaryo içerisine yerleştirin. Bu, soğuk çağrılarda çok işinize yarayacak, başlangıçtaki olası stresinizi azaltıp sizi rahatlatacaktır.

Soğuk Çağrılarınız Öncesinde Yazılı Bir Metin Hazırlayın

İngilizce "cold call"ın çevirisi olan soğuk çağrı bir şey satmak için tanımadığımız birisini aramaya verilen addır. Tanımadığınız birisini arama düşüncesi, hele ki bir şey satmak için, kan dondurucu bir etkiye sahip olabilir. Ne kadar tecrübeli olursak olalım, her zaman için yazılı bir konuşma metnine/senaryoya sahip olmak özellikle yeni işe başladığımız ilk zamanlarda çok işimize yarayacak, bizi rahatlatacaktır.

Genellikle ben telefon görüşmelerimi uzun tutmamayı tercih ediyorum. Çoğunlukla amacım potansiyel müşteri firmadaki muhataplarımı kısaca tanımak, ne iş yaptıklarını öğrenmek, iletişim bilgilerini almak ve kendimi onlara tanıtmak olur. Daha sonrasını emaille hallederim. Eğer potansiyel müşteriniz ile emaille zaten yazışıyor bile olsanız, yine de aramalısınız çünkü telefonla görüşmenin çok büyük pozitif bir etkisi oluyor. Elbette ki, bu etkinin niteliğini belirleyecek olan telefondaki enerjiniz, konuşma tavırlarınız ve işinizin ehli olup olmadığınıza dair karşı tarafa verdiğiniz izlenimdir. Bu tür aramalarda çok aceleci, ihtiyaç sahibi gibi bir tavır sergilememeye dikkat etmek lazım. B2B satışa ters şeyler bunlar zaten. Yani bir dostu arayıp hal hatır soruyor modunda olmalıyız. Önceliğimiz karşı tarafı tanımak ve kısaca kendimizi tanıtmaktır. Aradığımız kişi belki de bizim hedef müşterilerimizden biri, belki de değil. Bazen amaç sadece bunu öğrenmek olur.

Arama yapmadan önce mutlaka firmanın web sitesini ve katalogunu iyice incelemeliyiz. Bu zaman alır, ama gereklidir. Bazı firmalar alanlarına göre ilgili kontak kişileri web sitelerinde belirtirler. Muhataplarımız firmanın yapısına göre genel müdürler, ithalat yöneticileri, ticaret direktörleri, hatta satış yöneticileri bile olabilir. Öğrenmek için sekreterden ön-bilgi almalı; ilgili yöneticinin ismini, emailini istemeli ve yanlışlık olmaması için bunları kodlattırarak almalıyız. Bu tür işlerde adamımızı değil, sekreteri yormak daha doğru olur.

Evet, yerlerinizi alıp kemerlerinizi bağlayın. Başlıyoruz.

Biz vs Sekreter

Good morning/afternoon. This is Zafer. I am calling you from Istanbul, Turkey, from company XXX. We are a furniture manufacturer and I would like to talk to your import manager or to someone in your company who is in charge of purchasing and importing.
Could you please also tell me his or her name?


Sekreteri sorma zahmetine sokmadan kim olduğumuzu ve neden aradığımızı hızlıca açıkladık. Kendimiz marka olmasak bile konuşmamızda İstanbul gibi markalar kullandık -ki bazı yerlerde çok etkilidir- ve kibarca yetkili kişiyle görüşme isteğimizi bildirdik. Eğer şak diye bizi beklemeye almazsa çarçabuk ilgili kişinin ismini de alalım ki ona konuşmamızda ismiyle hitap edelim. İlgili kişi yerinde değilse, sekreterden onun email adresini alalım. Elimizde halihazırda yetkili bir isim varsa, işimiz daha kolay olur; genelde bu tür aramalarda filtre görevi gören sekreter nezdinde daha az yabancı birisi olursunuz.

Bazen görüşeceğimiz kişi o kadar meşguldür ki telefon çağrılarına cevap vermek istemez. Bu nedenle sekreter mail göndermemizi ister. Bunu aşmak için kısa bir mail gönderdikten sonra "evet mail gönderdim ve o maille ilgili konuşmak istiyorum zaten" dediğiniz vakit sekreter sizi bağlamamak konusunda çok direnmeyecektir.

Distribütör/bayi arayışında veya hizmet sektörü ile ilgili konularda genellikle işbirliği kelimesi üzerine durulur. Buna göre de bir örnek vereyim:

Good morning/afternoon. This is Zafer. I am calling you from Istanbul. Our company Storybey is a content marketing agency in Turkey. We are operating in the field of internet marketing and advertising and we would like to cooperate with an agency in German market. Regarding cooperation issues, to whom I can talk in your your company? Who is in charge of cooperation issues with foreign partners?

Biz vs Yetkili Yönetici

Hello Oliver. This is Zafer. I am calling you from Istanbul, Turkey, from company XXX. We are manufacturer of office furniture products with innovative features and high quality standarts. We are in the market for 10 years. 

Kendimiz hakkında bahsetmeyi burada bitiriyoruz artık, yeterince uzattık bile. Daha fazla bilgi ekleyeceksek muhatabımızın tepkisine göre bunu yapabiliriz; soru sorarsa mesela. Bir de, eğer markalı bir ürününüz varsa ve hiç kimse sizi tanımıyorsa tutup da kendiniz hakkında "sektörün lideriyiz" veya "biz büyük bir markayız" gibi laflar etmeyin. Komik oluyor gerçekten. Aynı sektörden bir meslektaşınızla konuştuğunuzu farz ettiğimize göre, siz gerçekten büyük bir marka iseniz bunu demenize de gerek olmayacaktır zaten.

I see from your website (that) you are also dealing with office furniture.

Körü körüne aramıyorsunuz, araştırma yapmışsınız. Onu bir nebze de olsa tanıyorsunuz. Bunu belirtmeniz güzel.

I think that you may take an interest in many of our products. Would you mind if I send you our product catalog? What do you think/say? 

Buraya kadar amacımızı gerçekleştirdiğimizi düşünebiliriz. Şu aşamaya gelmeden önce, potansiyel müşterinin aşağıdaki muhtemel bazı sorularına hazır olduğumuzdan da emin olalım.

Do you have a distributor in our market?
What are your terms for distributors?
What is your minimum order quantity?
Can you tell me CIF/EXW price for this item?

Eğer formatınız uygunsa, o an sıcağı sıcağına hemen emaille bir teklif gönderebilirsiniz.

Would you like me to send you an offer now?

Ona göndereceğimiz emailimiz ve mümkünse teklifimiz hazır olmalıdır. Halen telefonda ilen gönderelim ki ulaşıp ulaşmadığından da emin olalım. 

Karşı tarafı tanımak adına biz de elbette birçok soru sorabiliriz ama bu soğuk çağrılarda muhatabımızı sorguya çekmeyi ben pek uygun bulmuyorum. İlla yapacaksak da bunu belli bir ölçüde tutmak yerinde olur.

Bundan sonra iletişimimiz genellikle yazışma ağırlıklı ilerler.

Bitirirken

Yukarıdaki konuşma metni genel ve standart bir örnek oldu; kim olduğunuza, kimi aradığınıza ve sektöre göre bu konuşma metninin içeriği ve vurgu yapılan kelimeler değişecektir. Zamanla, sürekli aramalar yaptıkça metne ihtiyacınız kalmayacak, daha doğal ve spontane bir konuşmaya sahip olacaksınız. 

Bu iletiyi değerlendirin:
Latin Amerika'nın Gözdesi Brezilya Pazarına Bir Ba...

İlgili İletiler

 

Yorumlar (3)

  1. ÖZKAN ÖZKAYA

Yazılı olarak çalışmak konuyu anlamayı ve benimsemeyi kolaylaştırır.
Aynı şekilde telefon görüşmelerinde yazılı bir metin ile hazır bulunmak her bakımdan çok faydalıdır. Hemen elinizin altında konu ile ilgili bilgi, belge vb'nin hazır bulunması...

Yazılı olarak çalışmak konuyu anlamayı ve benimsemeyi kolaylaştırır.
Aynı şekilde telefon görüşmelerinde yazılı bir metin ile hazır bulunmak her bakımdan çok faydalıdır. Hemen elinizin altında konu ile ilgili bilgi, belge vb'nin hazır bulunması muhatabınıza hazır cevap vermenizi sağladığı gibi, konuya hakim olduğunuz imajı vererek güven de verir. Ayrıca zaman kazandırarak muhatabı sıkmaz.
Teşekkürler, güzel ve doyurucu bir yazı olmuş.

Devamını oku
  Ek Dosyaları
 
  1. Zafer Yılmaz    ÖZKAN ÖZKAYA

Nazik yorumunuz için teşekkürler, Özkan Bey.

  Ek Dosyaları
 
  1. Ali Yasin Kesen

Teşekkürler, gerçekten dikkat edilmesi gereken konular. Özellikle tanışma ve potansiyel müşterimiz midir değil midir anlamaya çalışma ilk aşama olmalı. Tabi ki çok soru sormadan çünkü abes kaçıyor ve müşteri çekimser davranabiliyor.

  Ek Dosyaları
 
Henüz buraya yapılmış bir yorum yok

Yorum yapın

Yorum konuk olarak yapılıyor. Bir hesap açabilir ya da hesabınız varsa oturum açabilirsiniz. Sign up or login to your account.
Ek Dosyaları (0 / 3)
Konumunuzu Paylaşın

Bizi takip edin