İhracat Satış Operasyonu Genel İşleyişi

İhracat Satış Operasyonu Genel İşleyişi

İhracat satış operasyonlarında izlenecek genel işleyiş kurallarının ve prensiplerinin tespit edilip buna uygun olarak operasyonların yürütülmesi gerekir. Eğer firmada hâlihazırda böyle bir kural ve prensipler bütünü yoksa dış ticaret yöneticisinin bu kuralları oluşturması ve firma yönetimine onaylatması yerinde olur. Aksi takdirde, ileride doğabilecek sorunlardan işin başındaki kişi olarak kendisinin sorumlu tutulması muhtemeldir.

Küçük ve orta ölçekli çoğu firmanın ihracat satışlarına sistematik bir yaklaşımının olmaması bu firmalarda çalışmaya başlayan genç uzmanlar için bir problem teşkil eder. Bu nedenle bu yazıda, dış ticaret mesleğine yeni başlayan arkadaşlara faydalı olacağı düşüncesiyle, ihracat satış operasyonu nasıl işler, bunu hikâye etmek istedim.

Orta ölçekli üretici bir firmada dış ticaret/ihracat yöneticisi olduğumuzu düşünelim. İhracat satışında genel teslim şeklimiz FCA olsun ve düzenli alım yapan mevcut bir müşterimiz üzerinden genel işleyişi modelleyelim.

Müşterimiz siparişini geçer ve bizden teslim tarihi de isteyerek bir Proforma Invoice göndermemizi ister. Müşteriler genelde, özellikle de ilk satın almalarında, Proforma Invoice ile birlikte Packing List'i de mutlaka isterler. Böylece nakliye organizasyonunu planlayabilir ve ithalatlarının maliyetlerini hesaplayabilirler.

Gelen bu siparişi Sipariş Formu'na tüm detayları girerek, fakat üretim talimatı olmaksızın, yani onaysız bir şekilde üretime iletiriz. Böylece üretim departmanı kendi üretim planını yaparken bu muhtemel siparişi de hesaba katar ve bize bir teslimat tarihi verir. (Bir karışıklığa meydan vermemek için onaysız gönderdiğimiz Sipariş Formu'na Sipariş Bilgi Formu, sipariş onaylandığında ise buna Sipariş Formu da diyebiliriz.)

Siparişe uygun olarak, ürün, miktar, tutar, teslim şekli, ödeme şekli, banka hesap bilgileri gibi tüm mühim detayları içeren bir Proforma Invoice'ı ve paketleme bilgilerini içeren Packing List'i, teslim tarihini de bildirerek, müşteriye gönderir ve Proforma'yı onaylamasını isteriz. Onayladığı takdirde, eğer ödeme şeklini peşin olarak anlaşmışsak, genelde bir ön ödeme talep ederiz. Ön ödemenin mantığı, üretici olarak hem finansal yükümüzü hem de alıcının malı almayı vazgeçmesinden doğacak riskimizi azaltmaktır. Eğer ürünümüz her pazara satabileceğimiz tek bir standartta çıkıyorsa veya çok uzun teslim süreleri söz konusuysa ön ödeme miktarını yüksek tutmamak makul olur.

Müşterimizden %50 ön ödeme yapmasını talep edeceğimizi varsayalım. Bu ödeme gerçekleşmeden ihracat yöneticisi olarak bizim üretim departmanımıza üretim talimatı geçmememiz gerekir. Çünkü alıcı her ne kadar Proforma Invoice'ı onaylamış da olsa ön ödeme alınmadan satış kesinleşmiş sayılmamalıdır. İhracat yöneticisi henüz var olmayan bir satışın üretim talimatını fabrikaya geçmek gibi bir duruma kendisini sokmamalıdır.

Eğer müşterimiz ile ön ödemesiz çalışıyorsak (ki bu durumda aramızda mutlaka bir sözleşme olmalıdır), o zaman da, alıcıdan siparişi onaylayıp şartları kabul ettiğine dair bir ibareyi Proforma üzerine yazmasını, yetkili bir imza ve kaşeli bir şekilde bize fakslamasını veya email yoluyla iletmesini istemeliyiz. Bu durumda Proformaya siparişin belirlenen ödeme tarihini yazmak ve ilgili satış veya distribütörlük sözleşmesine de referans vermek uygun olur.

Eğer satışımız akreditif ile olacaksa, yine Proforma gönderip, onay ister ve müşterimizin akreditifi açmasını talep ederiz. Akreditif muhabir banka tarafından bize bildirildiğinde metni iyice inceleriz. Genelde alıcıların kendilerini garantiye almak adına ihracatçıyı lüzumsuz bir şekilde zorlayan, zaman, enerji ve para kayıplarına neden olan bir takım şartları akreditife koyduğunu görürüz. Mesela "uluslararası bir denetim şirketinin yüklemeyi ve malı denetlemesi ve tüm denetim masraflarının da yükleyici firmaya ait olması" gibi maddelere sık rastlarız. Eğer bu denetimin tüm masraflarını alıcı ödüyorsa pek sorun etmemelidir. Ama akreditifler alıcı tarafından hazırlandığı için, genelde bu tür masrafları satıcının ödeyeceği yazar. Commercial Invoice'a büyükelçilik veya konsolosluk onayı istenmesi diğer sık rastlanan bir örnektir. Bazı elçilikler (mesela İran) fatura bedeli üzerinden % olarak evrak onay ücreti alır ki, düşük kar marjlarıyla çalışan ihracatçılar için bu bazen pek de göz yumulacak bir masraf olmaz. Bunun gibi bize yük getirecek, zaman, enerji ve gereksiz para kaybına neden olacak maddelerin akreditiften çıkartılması için hemen müşterimizle temas kurarız. Aksi takdirde teslimatın gecikme durumu olabileceğini, böyle bir şeyi arzu etmediğimiz notunu da ekleyerek. Her halukarda akreditif metnindeki tüm bu değişiklikler de zaman, enerji ve para kaybı olarak kendini gösterir. Dolayısıyla aslında yapılacak en doğru şey işin en başında yapılmalıdır; daha müşteri bankasına akreditif talimatı vermeden onu bu konularda uyarmalı ve taslak akreditif mektubunu isteyip taslak üzerinde mutabık kaldıktan sonra sürece onay vermeliyiz. Akreditif konusunu burada kapatalım.

Müşterimize güvenimiz var ise, ön ödemenin hesabımıza geçmesini beklemeden sadece ödemenin banka swift mesajının bize ulaşmasını ve bu swift'in gerçekliğini bankamızdan kontrol ettirerek sürece devam edebiliriz. Tabii bununla ilgili firma yönetiminin onayını almak yerinde olur. Ön ödemeyi aldık veya akreditif'te değişiklikler gerekiyorsa yaptırdıktan sonra sipariş kesinleşmiştir. Şimdi fabrikamıza Üretim Talimatı'nı (veya onaylı Sipariş Formu'nu) geçebiliriz. Üretim Talimatı'nı geçtikten sonra fabrikadan güncel ve daha net bir teslim tarihi istemeliyiz veya daha önce verilen teslim tarihini teyit ettirmeliyiz. Müşteri ürünü acil talep ediyorsa, teslim tarihini üretim departmanımızla görüşerek ileri bir tarihe aldırtabiliriz.

Üretimden alacağımız güncel bilgilerle teslim gününü netleştiririz. Müşterimize üretime başladığımızı ve hangi tarihte sevkiyatı yapacağımızı bildiririz. Eğer teslim tarihinde gecikmeler yaşanacaksa bunu müşterimize mutlaka bildirmeliyiz. Kesinleşmiş teslimat gününden birkaç gün öncesinde ise ödemenin kalanını talep ederiz.

Nihayet mal sevkiyata hazır hale getirildi ve ödemenin tamamını da aldık. Yani ihracat günü geldi. Yüklemenin yapılacağı gün ihracat evraklarını hazırlarız. Eğer üretim sonrası adet veya ölçülerde değişiklikler oluyorsa belgelerimizi bu yeni bilgilere göre güncelleriz. İki önemli belgemiz zaten hazır. Proforma Invoice'ı Commercial Invoice'a çeviririz. Türkçe ihracat faturamızı ve sevk irsaliyemizi keseriz. Hem Commercial Invoice'a hem de Packink List'e Türkçe ihracat faturamızın numarasını ve o günkü tarihi yazarız. Son bir kontrolden sonra da hepsini kaşeler ve imzalarız.

Yükleme gününden en azından birkaç gün öncesinde nakliye firmasına kesin yükleme tarihini bildirmiş olmamız lazım. Sevkiyat günü nakliyeciye bir Konşimento Talimatı göndeririz. Bu bir çeşit "mal hazır, buyurun gelin alın ve evrakınızı bu bilgilere göre düzenleyin" anlamında bir talimattır. Bu talimatta mal cinsi, ağırlık, ölçüler, paket sayısı, mal bedeli gibi çeşitli bilgiler kesinleşmiş haliyle yer alır. Nakliyeci taşıma evrakında (Konşimento/Bill of Lading veya taşıma metoduna göre hangi taşıma evrakını düzenliyorsa) bu bilgileri kullanır. Konşimento talimatında gümrükçümüzün bilgileri de mutlaka bulunmalıdır.

Yükleme yapıldı. Araca yüklenen ürün miktarından emin olmak adına, depo çıkış fişi ile kendi Packing List'imizi karşılaştırabilir veya başka cross-check metotları kullanabiliriz.

Beyanname açması ve gerekli ihracat gümrük işlemlerini yapması için gümrükçümüze bir İhracat Talimatı göndeririz. İhracat Talimatı ile birlikte Commercial Invoice, Packing List ve Türkçe Faturamızı da geçeriz. İhracat Talimatında teslim şekli, ödeme şekli, mal cinsi, nakliyeci bilgileri, belgeler mal beraberinde mi gidecek, Dahilde İşleme İzin Belgesi var mı, gibi gerekli tüm detayları yazarız. Eğer ürünümüzü başka bir üreticiden alıyorsak veya ürünümüz içindeki bir aksam başka bir üreticiden tedarik ediliyorsa, bunun ihraç kayıtlı üretici faturasını da gümrükçümüze faks veya email yoluyla iletiriz. Gümrükçümüz ihracat yapılacak ülkeye göre talep edilen ATR, Euro1 veya Menşe Şahadetnamesi gibi gerekli belgeleri de hazırlar.

Eğer Akreditif ile satış söz konusu ise tüm ilgili belgeleri akreditif metnindeki talimatlara uygun şekilde hazırlamalı ve hazırlatmalıyız. Belgeleri malla birlikte kesinlikle göndermeyiz, muhabir bankaya teslim ederiz.

Peşin ödemeli bir satışta nakliye karayolu ise Commercial Invoice ve Packing List'i genelde mal beraberinde göndeririz. Deniz yolu ise Bill of Lading ile birlikte bu belgeleri posta ile müşteriye ulaştırırız.  Belgeleri tarayıp email aracılığıyla da göndermek yerinde olur.

Evrakları nasıl ve ne zaman müşteriye teslim edeceğimiz kullandığımız ödeme şekli ile yakından ilintili olacaktır.

Teslimat sonrası ürünler ve teslimatla ilgili müşterimizden bir geribildirim aldıktan sonra ihracat satış operasyonu açısından süreci sonlandırmış oluruz.

Kurumsallaşma Yolunda İlk Adım: Değer Belirlemek
İhracatta Pazarı ve Müşteriyi Tanımak Üzerine

İlgili Yazılar

 

Yorumlar (7)

  1. Veli Ercan ÇETİNTÜRK

Bu değerli bilgiler için teşekkürler Zafer Bey...

  Ek Dosyaları
 

Faydalı bulduğunuza sevindim.

  Ek Dosyaları
 
  1. Cenk Baladura

Gerçekten süreci çok detaylı anlatmışsınız.
Çok faydalı bir yazı.

  Ek Dosyaları
 
  1. Murat

Teşekkürler paylaşımlarınız için.

  Ek Dosyaları
 
  1. Ali Büyükköroğlu

Merhaba gerçekten yararlı ve ince ince düşünülmüş bir yazı. elinize sağlık. fakat çoğu firma dış ticaretçi deyince gemi-tır-kamyon-gümrük her şeyi tek kişi yapacak eleman diye düşünüyor. gümrükleme ve lojistik işini beraber yapan frmalar varken...

Merhaba gerçekten yararlı ve ince ince düşünülmüş bir yazı. elinize sağlık. fakat çoğu firma dış ticaretçi deyince gemi-tır-kamyon-gümrük her şeyi tek kişi yapacak eleman diye düşünüyor. gümrükleme ve lojistik işini beraber yapan frmalar varken benim nakliye ayrı gemi ayrı bulmamın mantığı nedir? dil konusuna gelince çoğu iki ingilizce cümleyi bir araya getiremez ama işe alım sürecinde elemandan bilimsel konularda makale yazacak derecede dil isterler. bilmiyorum gittiğim çoğu firmada işleyiş anlattığım gibi. daha doğrusu kimse dış ticareti bilmiyor. a firması yurtdışına mal satmış biz neden satmıyoruz deyip meraktan işe giriliyor ve devamı getirilemiyor. genç arkadaşlar da işverenin saçma bilgisiz yönetimi altında iş bulmaya çalışıyor. iş görüşmesinde elemanın kalacağı yer yiyeceği yemek mi konuşulur yoksa dış ticaret hakkında konular mı? adam akıllı dış ticaret nedir sorusuna cevap verecek az insan tanıyorum

Devamını oku
  Ek Dosyaları
 
  1. Zafer Yılmaz    Ali Büyükköroğlu

Evet, bahsettiğiniz şeylere rastlanıyor.

  Ek Dosyaları
 
  1. Ayşenur

Harikasınız, çok teşekkür ederim.

  Ek Dosyaları
 
Henüz buraya yapılmış bir yorum yok

Yorum yapın

Konuk olarak yorum yapılıyor. Hesap açın ya da var olan hesabınızla oturum açın.
Ek Dosyaları (0 / 3)
Konumunuzu Paylaşın

Kadıköy, 34716, İstanbul, Türkiye

  • Email: editor@disticaretnet.com
  • Mobil: +90 530 408 7500
    Telif Hakkı © 2014-2018 Dış Ticaret Net. Tüm hakları saklıdır. Tasarım ve Geliştirme: Storybey