Blog

İhracat, ithalat, lojistik, gümrük, pazarlama gibi çeşitli dış ticaret konularında öğretici ve bilgilendirici yazıların yayınladığı çok yazarlı bir blog platformudur. Bloga abone olmayı unutmayın.

İngilizce İhracat Yazışmaları - Pratik Bilgiler

İngilizce İhracat Yazışmaları - Pratik Bilgiler

İhracatçı bir firmayı temsil ettiğimizi varsayalım. Diyelim ki, email ile tanıtım mektubu göndererek potansiyel müşterilerimizin ilgisini çekip onlarla bir iletişim başlatmak istiyoruz. Mektubumuzun bir spam olarak algılanmaması, dahası gönderdiğimiz firma ile aramızda bir diyalog başlatması için nelere dikkat etmeliyiz? Nasıl daha etkili tanıtım mektupları yazabiliriz? Mektubun etkisini güçlendirmek için ayrıca neler yapabiliriz?

Bazı pratik bilgiler vererek konuya giriş yapayım.

Klişelerden uzak durun

Eğer bir email gönderecekseniz, bunu sıkıcı içerikli bir iş mektubu formatına sokmamanızı tavsiye ederim. Bunun için uyulması gereken ilk kural ise klişelerden uzak durmaktır. Klişeleşmiş tanıtım emailleri ölüdürler. Genelde okunmadan çöpe gönderilirler. En sık rastlanan klişelerden bir tanesi firmamıza yakıştırdığımız mübalağalı ve anlamsız tanımlamalardır. Örneğin: "We are a leader manufacturer of ..." veya "We are selling our products to more than 100 countries."

Diğer bir klişe de banal şirket tarihiyle mektuba giriş yapmaktır: "Our company was established in 1990. In that time we were reseller of a Spanish construction machinery brand. Then, in 2005, we launched our production plant in ..."

Mektubunuza kendinizi yücelterek veya anlatarak başlama klişesinden sıyrılın. Ola ki, bir ürünün gerçekten lider üreticisi konumundasınız veya ürününüzü gerçekten birçok farklı ülkeye satıyorsunuz. Bu ifadeler okuyucunun pek umurunda olmaz. Muhatabınıza fayda yaratacak, onun bir problemini çözecek neyiniz varsa onu hemen vermeye bakın.

Email ile muhatabınız artık size anında cevap verebilir. Çünkü emaillerimize akıllı telefonlarımızdan da bakabiliyor ve hemen cevap verebiliyoruz; neredeyse bir eşzamanlılık söz konusu. Bu bir interaktif medya, yani sanki sohbet ediyorsunuz ve bir sohbette veya diyalogda insanlar kaç yıllık şirket olduğunuzla değil, sorunlarına bir çözümünüz var mı yok mu, doğrudan ona bakar. Şirket tarihinizi merak etme ihtimali durumunda onlara sadece yardımcı olun. Web sayfanızın ilgili linklerini verin mesela.

İyi bir izlenim bırakmak istiyorsanız, bir takım kıymeti kendinden menkul, şatafatlı cümleler kullanmak yerine, bunu daha dolaylı yapmak yerinde olur. Mesela, sektördeki bağımsız bir otorite size bir kalite veya hizmet ödülü mü verdi? Bunu not olarak düşün.

Eğer bizi zerre kadar tanımayan birine yazıyorsak ve şirketimiz hakkında birazcık da olsa bahsedelim diyorsanız, bunu ilerleyen satırlarda, kapanışa doğru, hatta belki ismimizin altında, şu şekilde yapmak daha iyi olur:

Short Company Profile
XXX Limited Company since 2001
Located in Istanbul, Turkey
Manufacturer and wholesaler of ....
With 250 employees
ISO 9001, CE, TSE, GOST-R
2013 Winner of the Best Product Quality Award by Istanbul Business League
Nominated in 2016 as the Best Small and Medium Enterprise of the Year by Dış Ticaret Net
Member of Bizbey's Business Network since 2015
For more information, please visit www.ourwebpage.com

Bu "We are a leader manufacturer of..." demekten daha iyi değil mi?

Mutlaka isme hitaben yazın

Elinizde bulunan listedeki firmaların info@ ile başlayan genel e-mail adreslerine "Dear Sirs" veya "To whom it may concern" diye başlayan standart bir tanıtım mektubu göndermek gibi bir niyetiniz varsa, vazgeçin derim. Bu şekilde olumlu bir sonuca ulaşmanız ancak şansa kalır.

Mektubunuz mutlaka isme hitaben olmalıdır ve hitap ettiğiniz kişilerin kullandıkları email adreslerine gönderilmelidir.

Mektubumuzu göndereceğimiz kişiler genellikle firmanın satın alma & ithalat yöneticisi ve/veya genel müdürüdür. Eğer isimlerini ve e-mail adreslerini bilmiyorsak, telefon ile mutlaka ikisinin de tam isimlerini ve kullandıkları email adreslerini edinmeliyiz. Çoğu durumda bu bilgiyi genel müdür veya satın alma yöneticisi yerine sekreterden almak daha uygundur.

Emailinizi satın alma yöneticisine gönderirken genel müdüre de carbon copy (CC) olarak mutlaka gönderin. Eğer firma küçük ve orta ölçekli ise bu tür firmalarda satın alma pozisyonundaki yöneticilerin karar alma rollerinin zayıf olduğunu ve daha çok operasyonel görevleri bulunduğunu düşünerek emailinizi doğrudan genel müdüre hitaben yollamak ve satın alma yöneticisine sadece CC yapmak daha iyi olabilir. Bu sizin değerlendirmeniz gereken bir konudur.

Mektubunuzu kişiye özel kılın

İlk cümlelerimize kendimizi anlatarak başlamak klişesinden sıyrıldık. Mektubu isme hitaben yazarak da onu kişiye özel kılmanın ilk ufak adımını attık. Bundan sonra mektupta yazdığımız kişiyle uzaktan veya yakından bir bağımızı ifade etmemiz gerekir. Mesela 2 yıl önce belki firmamızın fuar standını ziyaret etmiştir ve orda ufak bir sohbetimiz olmuştur. Belki biz onun firmasının standını ziyaret ettik, belki ürünlerini kullandık veya ortak bir tanıdığımız var veya bir dergide haberine rastladık. Aynı sektörde isek mutlaka daha önce bir temasımız olmuş olmalı. Bu tatlı bir hatıra ile başlamak gibidir. Çok uzak bir bağlantı da olsa bir şeyler bulun. Mesela:

Dear Sergey,
I think it has been long time we didn't come into contact since the 2011 Construction Exhibition in Bucharest. I remember that it was really an inspiring and fun event. Do you still work with that Romanian dealer? How is everything?

Aynı samimi tonda cevap almayı beklemeyin. Siz sadece yazdığınız kişiyi tanımıyorsanız bile sanki tanıyormuş gibi yazın. Bu hissi verin. Böylece mektubunuzu yüzlerce firmaya gönderilen ruhsuz standart tanıtım mektubu havasından kurtarırsınız. Yazdığınız kişinin kendini özel hissetmesine imkan tanımış olursunuz. Cevap alma ihtimaliniz artar.

Gerekmediği müddetçe resmiyet duvarı örmeyin

Burada bahsedilmesi gereken diğer bir konu da nasıl hitap edeceğimizdir. Başka bir deyişle Sir, Mr, Mrs, Ms gibi ünvanları kullanmak veya kullanmamak konusudur. İş yazışmaları kitaplarına baktığınız vakit Mr, Ms, Mrs ünvanları her örnekte mutlaka kullanılır. Bununla birlikte, email yazışmaları için bunu genel bir kural olarak algılamamak lazım. Mr, Mrs ünvanlarını gereksiz bir resmiyet duvarı ördüğünü düşündüğümden dolayı ben kullanmamaya çalışırım. Benim için önemli olan genel yazım usulünün uygun oluşudur. Fakat hiç tanımadığınız, ilk defa yazacağınız ve genç jenerasyondan olmayan biri için isim ve soyadı ile birlikte ünvan da kullanmanız yerinde olur. "Dear Mr. Thomas Edison" gibi.

Mektubunuz içinde isim getirmeksizin "Dear Sir" şeklinde hitap şeklini kullanmanızı tavsiye etmem. Yararlandığım iş Rusçası üzerine bir kitapta İngilizcedeki "Sir" karşılığı olan "Gospodin" ("господин") ünvanı her örnekte mektubun başında selamlama ifadesi olarak kullanılıyordu («Уважаемый Господин Сергей Минаев!» gibi) O zamanlar Rusça'nın acemisi olduğumdan haliyle ben de yazışmalarımda kullandım, ta ki bununla ilgili bazı Rus arkadaşlarımın fikirlerini işitene kadar. Konu şu ki, birçok insan için "Gospodin" ve "Sir" ünvanları ortaçağa özgü hiyerarşik konumlandırmayı betimleyen "Efendi" anlamını çağrıştırmaktadır (Benzer şekilde "Mr" da "Master"dan türemedir). Her ne kadar bu ünvanlar tarihsel anlamından soyutlanarak kullanılsa da, çoğu kişiye bu hitap tarzları sıcak gelmiyor. Kelimenin çağrışımları günümüzün eşitlikçi özgürlükçü havasına da pek uymuyor zaten. Bugün Rusya'da Putin ve Medvedev gibi devletin zirvesindeki kişilere hitap edeceğiniz vakit bu ünvanı kullanırsınız, Gospodin President ("господин президент") dersiniz mesela. Ancak bunlar iş ve gündelik hayatta pek kullanımı tercih edilen ifadeler değildir. İş kitaplarındaki örneklerde kullanılıyor. Fakat bu kitapların çoğu iş hayatındaki insanlar tarafından yazılmıyor. Email için değil, eski posta yoluyla mektuplaşma sistemine göre hazırlanmış kitaplar bunlar. Bu kitaplara bakıyorken bir de gerçek hayatın gösterdiğine bakmak yerinde olur.

Bu konudaki diğer önemli bir nokta ise muhatabınızın ne düşündüğüdür. Size cevabında isminizin önüne ısrarla Mr veya Mrs koyuyorsa siz de ona uymak isteyebilirsiniz. NLP literatüründen bir terim ile ifade edersek, onu aynalamak isteyebilirsiniz.

Kendisine ürün sattığım bir müşterim bana hitaben yazarken "you" zamirini cümle içinde tüm geçtiği yerlerde "You" şeklinde ilk harfi büyük olarak yazıyordu. Bunu görünce vakti zamanında okuduğum Türkiye'deki İngiliz elçilerinin kendi kraliyet erkanına yazdıkları mektuplarda geçen dili hatırladım. Tabi bu beni kral gibi hissettirmedi ama bazıları size verdikleri önemi veya saygıyı göstermek adına bu şekilde yazıyor olabilirler. Bu nedenle ben de ona verdiğim cevaplarda, onu temsil eden "You" kelimesini aynen onun bana yazdığı gibi ilk harfi büyük şekilde kullandım. Onu aynaladım. Siz de bunu tercih edebilirsiniz.

Doğrudan konuya girin, kısa tutun

İnsanlara günde yüzlerce "paranı istiyorum" diye haykıran, can sıkıcı pazarlama emailleri gelir. Sizin emailinizin de onlardan biri olmaması çok önemli. Gereksiz bilgiye yer vermeyin. Mektubunuzu uzun tutmayın. Ürününüzün veya hizmetinizin yaratacağı faydayı kısa bir şekilde vermeye çalışmalı ve muhatabınızda daha fazla bilmek için merak uyandırmalısınız. Bu merakı uyandırdığınız vakit size zaten sorularla geri dönecektir.

Mektubunuzu yazdıktan sonra hemen göndermeyin

Mektubun ilk müsveddesini yazdıktan sonra göndermek için acele etmeyin. Yazının olgunlaşması için biraz zaman vermeniz gerekir. Daha sonra kontrol ettiğinizde ilk anda dikkatinizden kaçan birçok imla ve ifade yanlışı bulabilir veya bazı ifadeleri değiştirmek isteyebilirsiniz. Yazınızı mümkünse birkaç arkadaşınıza gönderip yorumlarını isteyin. Başka işlerinize bakın. Sonra tekrar yazıya dönün ve tekrar gözden geçirin.

Son Olarak

Bir tanıtım mektubunu aynı zamanda okunmaya değer kılmak en iyisidir. Ben bazen iş mektuplarımda sevdiğim alıntılara, güzel edebi pasajlara da yer veririm. Teklifimle olmasa bile bu şekilde dahi dikkat çekmek iyidir. İçerisinde Napoleon Hill'den alıntı olan bir maili kolay kolay kimse silmez. Ayrıca sizi hatırlarlar.

Son olarak, iyi yazmak için olmazsa olmaz şey bolca okumaktır. Kitapların da en iyilerini okumaktır. Ve İngilizce klasik romanlar bu konuda bize profesyonel iş yazışmaları kitaplarından çok daha fazla fayda sağlar.

Yeni yazılardan en önce haberdar olmak için bloga abone olmanızı tavsiye ederim. Ayrıca, Dış Ticaret Net üzerinde bir hesap oluşturarak dış ticaretçilerden oluşan ağımıza da katılabilirsiniz.

Bu iletiyi değerlendirin:
İhracatta Pazarı ve Müşteriyi Tanımak Üzerine

İlgili İletiler

 

Yorumlar (6)

  1. Veli Ercan ÇETİNTÜRK

Teşekkürler...

  Ek Dosyaları
 
  1. Engin Emirhan Gür

Faydalı olduğunu düşünüyorum. Teşekkürler.

  Ek Dosyaları
 
  1. Nargiza

selam Zafer bey. yazınızdan dolayı teşekkür ederim. bu arada bir soru ortaya çıktı. acaba biraz dış ticaret etiklerinden bahsedebilir misiniz? yani mesela: tanıtım mailimizi attık. geri aramalımıyız? yada nasıl davranmalıyız? bir hafta sonra hbr...

selam Zafer bey. yazınızdan dolayı teşekkür ederim. bu arada bir soru ortaya çıktı. acaba biraz dış ticaret etiklerinden bahsedebilir misiniz? yani mesela: tanıtım mailimizi attık. geri aramalımıyız? yada nasıl davranmalıyız? bir hafta sonra hbr almalımıyız gibi?
teşekkür ederim

Devamını oku
  Ek Dosyaları
 
  1. Zafer Yılmaz    Nargiza

Merhaba Nargiza Hanım. Maili gönderdikten hemen sonra, aynı gün içerisinde aramak, muhatabımız olan kişinin düşüncelerini konu henüz sıcakken öğrenmek elbette çok yerinde olur. Bu görüşme esnasında onun yönlendirmesine göre, örneğin "sizi 3 gün...

Merhaba Nargiza Hanım. Maili gönderdikten hemen sonra, aynı gün içerisinde aramak, muhatabımız olan kişinin düşüncelerini konu henüz sıcakken öğrenmek elbette çok yerinde olur. Bu görüşme esnasında onun yönlendirmesine göre, örneğin "sizi 3 gün sonra" veya "gelecek hafta tekrar arasam uygun olur mu?" diye bir de onay alırsanız güzel olur. Böylece takibimizi karşıdaki kişiyi rahatsız etmeden, en azından onun rızasını alarak yapabiliriz.

Devamını oku
  Ek Dosyaları
  Yorum son olarak 2 yıl kadar önce zamanında Zafer Yılmaz tarafından düzenlendi Zafer Yılmaz
  1. Yigit Inseloz

hocam siz e-posta ile pazarlama işini çözmüşsünüz , çok isabetli ve çok faydalı bir yazı teşekkür ederim

  Ek Dosyaları
 
  1. Zafer Yılmaz    Yigit Inseloz

Nazik yorumunuz için teşekkürler, Yiğit Bey.

  Ek Dosyaları
 
Henüz buraya yapılmış bir yorum yok

Yorum yapın

Yorum konuk olarak yapılıyor. Bir hesap açabilir ya da hesabınız varsa oturum açabilirsiniz. Sign up or login to your account.
Ek Dosyaları (0 / 3)
Konumunuzu Paylaşın

Bizi takip edin